Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira. ISSN 0122-1701 y ISSN: 2344-7214
73
L
Aplicación de Lean Six Sigma para la mejora
del proceso de trabajos de grado en una
Institución de Educación Superior
Applying Lean Six Sigma for the improvement of the degree work process in a
Higher Education Institution
M.A. Rodríguez-Mera ; D. Guerrero-Moreno ; J.C. García-Jimenez ; C.C. Peña- Montoya
DOI: https://doi.org/10.22517/23447214.24773
Artículo de investigación científica y tecnológica
Abstract—Despite the advances in the implementation of
improvement projects in Higher Education Institutions (HEIs),
these have been carried out without following a general specific
model that defines a clear procedure for their subsequent
implementation in this type of organizations, which differs from
industries where the Lean Six Sigma (LSS) methodology was
created. The HEI have the degree work process to issue the
certificate of the library, but this process is taking longer than
expected. For this reason, the present research aims to design the
improvement project through the LSS model for the
aforementioned process. Applying this methodology, it was
possible to diagnose the current state of the process, as well as to
identify the needs of the interested parties. Finally, an action plan
was proposed that would allow continuous improvement of the
process aligned to provide quality, effectiveness and service to the
process. From the application of these strategies, it is expected to
reduce the delivery time of the process by up to 54%, increasing
the Value-Added indicator from 8% to 17% and increasing the
First Pass Yield index by up to 40%.
Index Terms— Continuous improvement strategies; DMAIC;
Higher Education Institutions, Lean six sigma.
Resumen— A pesar de los avances en la implementación de
proyectos de mejora en Instituciones de Educación Superior (IES),
estos se han realizado sin seguir un modelo especifico general que
defina un procedimiento claro para su implementación exitosa en
este tipo de organizaciones, que difieren de las industrias en donde
fue creada la metodología Lean Six Sigma (LSS). Las IES tienen
diferentes procesos cómo el de revisión de trabajos de grado para
otorgar el paz y salvo de biblioteca, el cual está tardando más de
lo esperado. Por tal razón, la presente investigación tiene como
objetivo diseñar el proyecto de mejora a través del modelo LSS
para el proceso mencionado. A partir de la aplicación de esta
metodología, se logró diagnosticar el estado actual del proceso, así
mismo, identificar las necesidades de los interesados. Finalmente,
se propuso un plan de acción que permitiera el mejoramiento
continuo del proceso alineado a brindar calidad, efectividad y
servicio al proceso. A partir de la aplicación de estas estrategias se
Este manuscrito fue sometido el 22 de junio de 2021, aceptado el 09 de junio
de 2023 y publicado el 30 de junio de 2023. Este proyecto no tiene financiación.
M. A. Rodríguez-Mera trabaja en la Unidad de Servicios Públicos del Distrito
de Santiago de Cali- Colombia es candidata a MSc en Ingeniería e-mail:
maria_a.rodriguez_m@uao.edu.co
D. Guerrero-Moreno trabaja en ENCUBEx como Gerente Cali Colombia e-
mail consultoria@encubexcolombia.com
espera reducir el lead time del proceso hasta un 54% aumentando
el indicador de Valor Agregado de 8% a 17% e incrementado el
índice First Pass Yield hasta un 40%.
Palabras claves— DMAIC; Instituciones de Educación
Superior; Lean Six Sigma; Mejora continua.
I.
INTRODUCTION
A filosofía Lean Six Sigma contempla el mejoramiento
continuo y sinérgico dentro y fuera de las organizaciones,
aumentando indirectamente el nivel de servicio y la percepción
de los clientes [1], es decir, que para mantener siempre el mayor
nivel de calidad posible, se analiza y evalúa los procesos
repetitivos de la empresas, con el fin de identificar problemas y
corregirlos incluso antes de que estos se presenten. En ese
sentido, para procesos de servicios, pretende analizar el
contexto de acuerdo con las necesidades y requerimientos
establecidos por los clientes, midiendo los procesos para tomar
decisiones basados en hechos concretos.
Es clara la importancia que tiene la eficiencia de los procesos
en la búsqueda de la competitividad empresarial, el hacer más
con menos recursos es un factor clave para la reducción en los
costos. Los autores Hess & Benjamín [2], hacen referencia a
que la mayoría de las organizaciones determinan la calidad
como foco estratégico dentro de su visión, por ello, las
instituciones de educación superior tienen un gran potencial
para implementar la metodología Lean Six Sigma, que
permitirá la reducción de desperdicios y recursos para obtener
mayor percepción del servicio prestado por estas.
Con el nacimiento del sistema de producción TOYOTA
implementada por Eiji Toyoda y Taiichi Ohno en los años 70’s,
nace la metodología Lean Manufacturing, [1], en donde
definieron que reducir los desperdicios y crear valor máximo a
J. C. García-Jiménez trabaja como docente de planta en la Universidad Santiago
de Cali, Cali Colombia e-mail: juan.garcia10@usc.edu.co
C. C. Peña-Montoya trabaja como docente de planta de la Facultad de
Ingeniería en la Universidad Autonóma de Occidente, Cali Colombia e-mail:
ccpena@uao.edu.co
74
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
los clientes, era la mejor manera de realizar mejoras a los
procesos de manera satisfactoria.
Por tanto, esta metodología aplica la filosofía de obtener las
cosas correctas, en el tiempo correcto, en las cantidades
correctas y en el lugar indicado, generando valor al reducir
recursos, eliminado desperdicios, siendo flexible en la
búsqueda de opciones de mejora continua.
Por otro lado, Lean Service integra al cliente en la creación
del servicio, aportando un elemento nuevo en las operaciones
del proceso, por lo que el cliente se transforma en un socio en
la creación de la cadena de valor [3].
Los aspectos que se involucran son: se especifica qué crea
valor, es decir, definir la necesidad a cubrir para el cliente final;
se identifica el flujo de valor, es decir, el flujo de secuencias de
actividades que permiten cumplir con los requerimientos
determinados. Se establece un sistema de servicio Pull, por lo
que se distribuye la demanda del cliente a lo largo de la cadena
de valor y entregar solo lo que el cliente realmente demanda.
Por último, se realiza un esfuerzo para alcanzar la perfección,
por lo que se debe centrar en la perspectiva del cliente,
ofreciendo exactamente lo que quiere, cuando lo quiera y donde
lo quiera [3].
Adicionalmente, Six Sigma es una metodología para el
mejoramiento de procesos o productos, centrándose en la
reducción de la variabilidad de estos, enfocándose en reducir o
eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o
servicio al cliente. La meta de Six Sigma es llegar a un máximo
de 3,4 defectos por millón de oportunidades (DPMO),
entendiéndose como defecto cualquier fallo que en un producto
o servicio no logre cumplir los requisitos del cliente [4].
Por tanto, Six Sigma utiliza técnicas y herramientas de
estadísticas para la caracterización y el estudio de la capacidad
de los procesos, ya que existe una relación entre el valor Six
Sigma y la desviación estándar, en donde se aprecia la
capacidad y variabilidad del proceso [4]. En ese sentido, el
objetivo principal de esta metodología es reducir desperdicios
y reducir la variabilidad del proceso, con el fin de que este se
encuentre dentro de los límites establecidos por el cliente [5].
Para ello utiliza técnicas estadísticas y no estadísticas en un
proceso de cinco etapas: Definir, Medir, Analizar, Introducir
Mejoras y Controlar [4].
Esta primera etapa se determina la voz del cliente y se realiza
la caracterización del proceso. Posteriormente, en la segunda
etapa de la metodología se realiza el levantamiento de la
información necesaria para medir el desempeño actual del
proceso. La recopilación de los datos debe describir el
comportamiento a mejorar, para ello se debe asegurar una
consistencia y una variabilidad [6]. En la tercera etapa, se
determinan las variables críticas del proceso y se analiza la
información obtenida en la técnica de medición. Por su parte,
para la cuarta etapa, se pretende optimizar y robustecer el
proceso, identificando las variables que afectan en mayor
medida la variabilidad del proceso y se determinando las
condiciones en la cual se debe de operar para que el desempeño
de este aumente.
En la última etapa, se establece el control de las variables
críticas que causan la variabilidad de los procesos para asegurar
la implementación de las mejoras a través del tiempo.
Teniendo en cuenta el anterior preámbulo, es necesario
resaltar que para la resolución de problemas complejos que
requieren análisis intensivo de datos y métodos estadísticos
avanzados, la metodología Lean no es la más adecuada. Por el
contrario, los que implementaron Six Sigma descubrieron que
no todos los problemas necesitaban varios meses de
recopilación de datos para resolverse [7]. Los profesionales en
calidad de procesos encontraron que los principios Lean
podrían ser de forma amplia y efectiva, con una recopilación de
datos mínima y lograr beneficios inmediatos. Luego, para
problemas más complejos que requieren un intenso análisis de
datos, Six Sigma podría ser utilizado.
En la última década, el interés por la implementación de la
metodología Lean Six Sigma de las empresas colombianas de
toda índole, ha incrementado drásticamente, ya que estas están
en constante búsqueda de altos niveles de competitividad. Las
instituciones educativas no son ajenas a estos fenómenos
organizacionales, puesto que se enfrentan también en un
entorno de competencia y, deben afrontarlo de forma eficiente
y efectiva, para cumplir con los objetivos del que hacer
educativo [8].
A pesar de los avances en la implementación de proyectos de
mejora en Instituciones de Educación Superior IES, estos se han
realizado sin seguir un modelo especifico general que defina
unos principios, etapas, actividades y herramientas claras para
su implementación exitosa en este tipo de organizaciones, que
claramente difieren de las empresas manufactureras en donde
fueron creadas estas metodologías.
La IES objeto de estudio ha liderado durante casi medio siglo
acciones en pro del fortalecimiento y el progreso de todos sus
estudiantes, colaboradores y aliados. Por ello, entre sus
objetivos estratégicos radica el fomento de la calidad y
búsqueda permanente de la perfección. Esta IES tiene diferentes
procesos cómo las revisiones de trabajos de grado para otorgar
la constancia de paz y salvo de biblioteca los cuales tardan más
del tiempo estipulado, debido a que se están emitiendo paz y
salvos de biblioteca aproximadamente en 40 días, cuando este
proceso debería de durar solo 9 días.
Por otra parte, el proceso de revisión de trabajo de grado de
la biblioteca cuenta con el apoyo de 6 estudiantes, estos dedican
aproximadamente 15 horas a la semana al proceso, esto siempre
y cuando sus responsabilidades académicas lo permitan, por
ello, en ocasiones, es difícil asistir a las capacitaciones
presenciales de aplicación a normas bibliográficas, no obstante,
utilizan los recursos audio visuales que brinda la biblioteca para
la realización de sus funciones. Sin embargo, esto no garantiza
la calidad del servicio prestado y en consecuencia, se incurre en
reprocesos en las revisiones del documento. Adicionalmente,
no tienen registro de todos los estudiantes que apoyan este
proceso. Un estudiante es un monitor que ha sido contratado
para tal fin.
Por otra parte, se ha evidenciado que algunos directores de
grado no tienen conocimiento de los cambios que se han
realizado en la aplicación de las normas bibliográficas en la
universidad y exigen a los estudiantes cambiar la presentación
del documento, en otros casos la norma de citación; y en otros
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
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ambas, lo que genera defectos al proceso. Otro aspecto para
resaltar es que no existe limite en el tiempo de realización de
los ajustes del documento por parte de los estudiantes,
ocasionando largos periodos de inventarios (documentos en
cola para ser aprobados), aumentando el tiempo de ciclo del
proceso.
Este proceso de revisión de trabajo de grado afecta también
al personal de la biblioteca, debido a que durante todo el año
deben estar revisando los documentos finales y sus respectivas
correcciones, (las cuales pueden llegar hasta 3 correcciones), de
todas las facultades de la universidad, generando reducción en
el tiempo para desarrollar otras actividades por parte de ellos,
cómo también una constante fatiga al realizar esta actividad.
Por otra parte, se realizaron entrevistas a estudiantes de
diferentes carreras, quienes respondieron que conocieron el
proceso solo hasta el momento en que necesitaron solicitar el
paz y salvo, ocasionado una pérdida de oportunidad de obtener
asesorías y capacitaciones frente a la presentación correcta de
su informe final de grado.
Es necesario mencionar, que a pesar de las acciones de
mejora que ha realizado la IES en el proceso de estudio, aún se
presentan reprocesos, es decir documentos con correcciones, las
cuales son devueltos hasta n veces; inventarios (documentos en
cola de aprobación), tiempos muertos dentro el proceso.
A raíz de estos síntomas, se puede inferir que el problema
puede radicar en ineficientes lineamientos operacionales que
generan el aumento de tiempo de ciclo del proceso, por tanto,
se pretende realizar un proyecto de mejora en el rendimiento del
proceso para eliminar sistemáticamente el desperdicio y reducir
la variación.
El presente artículo tiene como objetivo proponer mejoras en
el proceso de revisión de trabajos de grado para la emisión del
paz y salvo de la biblioteca de una IES, a través de las
metodologías Lean Manufacturing y Six Sigma.
En las siguientes secciones se definen la metodología, los
resultados y conclusiones asociadas al cumplimiento del
objetivo del artículo.
causas y análisis de procesos, clasificación de información. La
cuarta etapa, Mejorar: se establece un plan de acción que busca
mitigar las deficiencias encontradas en el proceso, para ello se
diseñan estrategias de mejora, basadas en las herramientas Lean
y Six Sigma. Finalmente, en la quinta etapa, Controlar: evalúa
y monitorea los resultados de las soluciones aplicadas. Esta
etapa tiene como finalidad garantizar el rendimiento del sistema
durante el tiempo.
En la Tabla I, se presenta la metodología ejecutada en el
TABLA I
METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DEL
PROYECTO
II.
METODOLOGÍA
Con el fin de dar cumplimiento al objetivo del artículo, los
resultados de este documento se dividieron en 5 secciones, los
cuales abordan las etapas de la metodología DMAIC [9].
La primera etapa, Definir: se diagnosticó la situación actual
del proceso mediante una investigación de campo, de tipo
descriptiva, donde se identificaron las expectativas del cliente,
para ello se realizaron una serie de entrevistas, grupos focales y
encuestas; estas últimas fueron entregadas por la biblioteca de
la IES; los resultados de todas estas técnicas fueron analizados
mediante herramientas tales como el diagrama de Critico para
la calidad y el diagrama SIPOC. La segunda etapa, Medir:
describe el proceso, elementos, etapas, entradas, salidas y
características importantes, se desarrolla un sistema de
medición, con el propósito de analizar la capacidad del proceso.
La tercera etapa, Analizar: se analizaron las variables del
proceso definidas en la etapa Medir, con el objetivo de
determinar variables críticas de desempeño del proceso, por
consiguiente, se emplean herramientas de identificación de
Fase
Herramienta
Resultado
Project Charter
Describir detalladamente el proyecto
LSS.
Focus Group
Entrevistas
Encuesta
Voz del Cliente
Se estableció la voz del cliente, lo
cual permitió determinar los
requisitos de cada uno de los
interesados en el proceso de revisión
de trabajos de grado para la emisión
del paz y salvo de la biblioteca de la
IES.
Definir
CRITICAL O
QUALITY (CTQ)
Se establecieron métricas de
medición del proceso.
QFD
Se transformaron las demandas del
usuario en la calidad de diseño.
BPMN
Se realizó secuencia lógica del
proceso de revisión de trabajos de
grado para la emisión del paz y salvo
de la biblioteca de la IES
VSM
Se medió estadísticamente el
desempeño actual del proceso
Control estadístico
del proceso
Se identificó las áreas críticas que
generan mayor desperdicio
Medir
Diagrama de Pareto
Diagrama de causa-
efecto
Se determinaron las áreas críticas
que generan mayor desperdicio.
Se diagnosticaron las posibles causas
del problema
ANÁLISIS DE
VALOR
AGREGADO-AVA
Se realizó el análisis del proceso
actual, actividades que generan y no
generan valor, datos de VSM y
métricas estadísticas.
ANÁLISIS
ESTADÍSTICOS
Se analizaron como las entradas (Xs)
se relacionan e impactan las salidas
(Ys).
Analizar
Mejorar
PRUEBA DE
HIPÓTESIS
Se determinaron las verdaderas
fuentes de variación y desperdicio
(Xs) y sus modos potenciales de falla
en las salidas (Ys).
Propuestas de
mejora
Se desarrollaron posibles soluciones
considerando las entradas criticas
previamente identificadas
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Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
proyecto, la cual está definida en las diferentes etapas,
herramientas y el resultado esperado.
CONTINUACIÓN TABLA I
METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO
Fase
Herramienta
Resultado
Controlar
Indicadores
Se establecieron métricas claves par
controlar
Nota: Adaptado de “Modelo lean Six Sigma para el mejoramiento continuo
en el sector educativo”. por D. R. Guerrero, & C. Bocanegra, 2017. Obtenida
en E. Gutiérrez (Presidencia), IV Congreso Internacional Industria y
Organizaciones, CIIO 2017. Universidad de Antioquia.
III.
RESULTADOS
La biblioteca de la IES ofrece a los estudiantes próximos a
graduarse, el proceso de revisión de documentos finales de
trabajo de grado para el suministro del paz y salvo de la
biblioteca. El cual consta de 3 etapas:
En la primera etapa, se revisa el documento de trabajo de
grado y se realizan observaciones sobre este, esta etapa dura 5
días hábiles, no obstante, puede aumentar su duración según la
cantidad de solicitudes. En la segunda etapa, el estudiante
entrega las correcciones y ajustes al documento, (las cuales se
pueden devolver n veces) y una vez la biblioteca tenga el acta
de sustentación del trabajo de grado aprobada, el tutor de la
biblioteca debe enviar el correo con las indicaciones para que el
estudiante realice el montaje del documento en el repositorio
IES, este subproceso demora de 1 a 2 días hábiles. La tercera y
última etapa, consta de la emisión del paz y salvo, siempre y
cuando el estudiante haga la solicitud mediante el portal
estudiantil y haya realizado el montaje de su informe en
Repositorio IES, esta última etapa tiene una duración hasta 2
días hábiles, por lo que, en condiciones ideales el proceso tiene
un tiempo de ciclo de 9 días.
A.
Etapa Definir
Se usó la herramienta cualitativa del Focus Group, cuya
táctica dispone una evaluación sistemática de todas las partes
involucradas a mejorar, asumiendo que su estrategia es de
crucial importancia para crear posibles soluciones a todas
aquellas falencias vinculadas a este ejercicio [10]. Dicho evento
fue realizado con el apoyo de docentes, directores de trabajos
de grado y personal administrativo de la biblioteca de la IES.
Los comentarios más importantes de este fueron:
•
El estudiante no tiene claridad a la hora de aplicar las
normas bibliográficas en su documento de trabajo de grado.
•
Los profesores revisan el contenido y estructura lógica del
informe final, pero no la aplicación correcta de las normas
bibliográficas por parte del estudiante.
•
La utilización de las capacitaciones presenciales por parte
de los estudiantes nocturnos es menor que la utilización de las
capacitaciones presenciales de los estudiantes diurnos.
•
Desconocimiento del proceso de revisión de trabajo de
grado para la emisión del paz y salvo de la biblioteca de la IES.
•
No se garantiza la calidad de la revisión que realizan los
estudiantes que apoyan el proceso.
•
Existencia de tiempos muertos en el proceso.
•
Exceso de inventarios en el proceso.
En ese sentido, la siguiente herramienta cualitativa utilizada
con los estudiantes que pasaron por este proceso fue la
entrevista estructurada, en donde se realizaron preguntas tales
como:
•
¿Cuáles son las dificultades frente a la aplicación de las
normas bibliográficas exigidas por la universidad que
comúnmente los estudiantes comenten en su trabajo de grado?
Los resultados de estas entrevistas fueron resumidos en la
Tabla II:
TABLA II
COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES GENERALES MÁS FRECUENTES LAS
ENTREVISTAS REALIZADAS A LOS ESTUDIANTES
Desconocimiento de la norma
bibliografía a utilizar.
Ofrecen priorización de casos
urgentes.
Confusión en la manera de citar.
Las solicitudes más antiguas se
pierden a medida que el volumen de
solicitudes aumenta.
Los profesores realizan la
revisión de contenido y estructura
lógica del documento. No en detalle
la aplicación de normas.
La utilización de las
capacitaciones presenciales por parte
de los estudiantes nocturnos es menor
que la utilización de las
capacitaciones presenciales de los
estudiantes diurnos.
Confusión en la aplicación de las
normas.
Los documentos son revisados
por diferentes tutores.
Aparte del documento, el proceso
es relativamente sencillo.
Altos tiempos de respuesta a la
solicitud.
Nota: Resumen de los comentarios más importantes de los estudiantes en las
entrevistas realizadas entre el 11-13 de febrero del 2020.
Sin embargo, es pertinente evaluar si dichas acciones
generaron resultados esperados.
Por último, se realizó el análisis cuantitativo de la encuesta
de satisfacción de los estudiantes, la cual es realizada por el área
objeto de estudio a 40 estudiantes que pasaron por este proceso
en el periodo comprendido del 13 de enero del 2020 al 06 de
febrero de este. En ella se evalúan 3 ítems, el primero el material
brindado, seguido de la aplicación de las normas bibliográficas,
posteriormente el nivel de dificultad que se le presentó
aplicación a las normas bibliográficas, la atención recibida y las
instalaciones físicas de la biblioteca.
Fig. 1. Calificación del material entregado por la biblioteca
Calificación del material entregado
4. Excelente
3. Bueno
2. Regular
0 10 20 30
[Tutorial Autoarchivo RED]
[Guías]
[Plantilla Word para Trabajo de grado]
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
77
CALIFICACIÓN DE LA ATENCIÓN
RECIBIDA
2. Regular
1%
3. Bueno
25%
4.
Excelente
74%
De acuerdo con la Fig. 1, la mayoría de los estudiantes
calificaron cómo excelente (66%) el material ofrecido por
biblioteca, en ese sentido, el 29% calificaron como bueno y tan
solo el 5% lo calificaron como regular.
El segundo ítem de la encuesta evaluó el nivel de dificultad
que los estudiantes presentaron a la hora de la aplicación de las
normas bibliográficas en sus documentos de trabajo de grado,
para ello, se tuvieron en cuenta aspectos como la citación,
referencias, bibliografías, tablas, listas, y uso de gestores.
Adicionalmente, se afirma que a los estudiantes se les
dificulta la aplicación de las normas bibliográficas, siendo la
manera de citar y referenciar el ítem más complicado de
realizar. Con los resultados de la Fig. 2, se puede confirmar lo
expuesto.
Fig. 2. Nivel de dificultad en la aplicación de las normas, siendo 1 fácil y 4 muy
difícil
No obstante, en la Fig. 3 se determinó que el 74% de los
encuestados, afirmaron que la atención recibida por parte de
biblioteca fue excelente, el 25% lo calificó como bueno y el 1%
cómo malo.
Fig. 3. Porcentaje de calificación de atención recibida
En síntesis, con la utilización de estas tres herramientas, se
concluye:
Primero, en el Focus Group realizado se establecen los
requerimientos establecidos por los diferentes interesados,
segundo, las entrevistas realizadas, no se tomarán en cuenta en
este proyecto porque, como se mencionó anteriormente,
muchas de las peticiones que realizaron estos estudiantes
entrevistados, para este semestre 2020-01 ya fueron tomadas en
cuenta, sin embargo, es pertinente analizar los resultados de
estas acciones y determinar su efectividad. Y, por último, en la
encuesta realizada en la biblioteca, se determinó la satisfacción
del estudiante frente al material otorgado, la dificultad en la
aplicación de la norma y su experiencia general en el proceso.
De acuerdo con los resultados de la aplicación de las
anteriores herramientas en la figura 4, se identificaron las
necesidades del cliente alineadas al servicio, la eficiencia y la
calidad; y posteriormente, se determinaron los críticos para
calidad de cada necesidad.
Fig. 4. Diagrama CTQ´s
En la Fig. 4, se observa que para satisfacer la necesidad de
servicio es necesario: 1) aumentar las horas disponibles para
capacitación, 2) disminuir el tiempo de respuesta al estudiante
y 3) disminuir el tiempo del ciclo del proceso. Para aumentar
eficiencia se necesita 1) mejorar el porcentaje de correcciones
de normas bibliográficas y 2) mejorar la eficiencia de la
recepción del documento del estudiante. Por último, para
establecer calidad en el proceso es necesario aumentar el
porcentaje de documentos aprobados. Para cada CTQ se
estableció un indicador que facilitará la medición de estos.
Para finalizar el desarrollo de la etapa definir se debe destacar
que se estableció la situación actual del proceso, evidenciando
las principales falencias de este y se diagnosticaron las
necesidades y requerimientos para satisfacer al cliente. Por lo
que, se ratifica la necesidad de realizar acciones de
mejoramiento continuo en el proceso objeto de estudio.
De acuerdo con el modelo propuesto por Guerrero y
Bocanegra [9], en la siguiente etapa se desarrolló el plan de
recolección de datos, con el fin de medir los tiempos para la
definición de los diferentes indicadores que mitiguen estos
errores.
B.
Etapa Medir
1)
Plan de recolección de datos
Según [11] el plan de recolección de datos señala cuales son
las estrategias de recolección adecuadas de acuerdo con las
personas interpeladas, el grado de familiaridad con la realidad
analizada, la disponibilidad de tiempo y las condiciones del
contexto que se analiza. En síntesis, la recopilación de
información es esencial para comprender y analizar los
problemas que presenta un tema en específico e implementar
las soluciones.
Por tanto, se plantea un plan de recolección de datos del
Nivel de dificultad que se le presentó en
cada sección. siendo 1 fácil y 4 muy difícil
[Formulario Autoarchivo…
[Uso de gestores]
[Listas]
[Tablas]
[Referencia o Bibliografía ]
[Citación]
1 2 3 4
0 10 20 30 40 50
�������
�������
200,8 (ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠)
���� ���� =
38 ����������
ℎ𝑟𝑠 𝑑í𝑎𝑠
���� ���� = 5,28 � 1,33
���������
���������
Ec. 1.Takt Time
78
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
proyecto denominado “Aplicación de Lean Six Sigma para la
mejora del proceso de trabajos de grado en una Institución de
Educación Superior” como se presenta en la Tabla III:
TABLA III
PLAN DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Nota: El plan de recolección de datos se realizó entre los días 10 a 13 de
marzo del 2020.
2)
Recolección de datos
Debido a que las variables X1 y X2 son actividades que
dependen de un ente externo al proceso, es decir; el estudiante
que pretende obtener la aprobación de su documento de trabajo
de grado para la emisión de paz y salvo de biblioteca, la
recolección de datos de estas 2 actividades se realizó mediante
base de datos históricos que la biblioteca de la universidad
objeto de estudio entregó amablemente para la realización de
este proyecto. En esta base de datos, se obtuvo una muestra de
196 datos. En ese sentido, para las variables X3 a X6, se
procedió a realizar una toma de tiempos de 80 muestras.
Posteriormente se procedió a promediar dichos tiempos para ser
sumados a las variables X1 y X2, y de esta manera totalizar el
tiempo de revisión del documento de trabajo de grado para la
emisión de paz y salvo de biblioteca. Lo anterior debido a que
las actividades X1 y X2 conllevan el 92,5% del tiempo del
proceso, tal y como se apreciará más adelante.
3)
Elaboración de VSM
Para establecer los valores ideales del proceso de revisión de
trabajo de grado para la emisión del paz y salvo de biblioteca es
necesario identificar los días, la jornada laboral, el tiempo de
descanso, la demanda semanal. Para ello se realiza un análisis
de la situación ideal y la situación actual.
En la Tabla IV, se identificaron 9 tutores, de los cuales 6 son
estudiantes que apoyan el proceso y los restantes son personal
correspondiente a la biblioteca.
Con la información suministrada de la situación ideal del
proceso, se identifica que el tiempo disponible por turno es de
200,8 horas/semanales. Por otra parte, se tiene una demanda
semanal de 38 documentos. Posteriormente, se calculó que el
takt time (1) es de 1,33 días/documento.
(1)
Total horas disponibles/semana 200,8
Horas promedio en el día 3,975
Nota: Según las horas disponibles semanales, se procedió a promediar las horas
disponibles diarias, el cual aproximadamente es de 3,975 horas.
Para la construcción del VSM actual, se inició con la
recolección de datos históricos del tiempo promedio de revisión
del documento por parte de los tutores de la biblioteca, el cual
es aproximadamente de 3,02 días y también del tiempo
promedio de aprobación de dicho documento con una
estimación de 37,43 días (ver Fig. 5).
Con lo anterior, se concluyó que se debe realizar acciones de
Fig. 5. VSM
mejora en el proceso para disminuir los inventarios que generan
un tiempo de hasta 37,43 días, es decir el 92,5% del tiempo total
del proceso.
Variables
Tipo de
Variable
Tipo de
Dato
Definición
Operacional
Fuente
de
datos
���� ���� =
������
���������� �������
TABLA IV
TIEMPO DISPONIBLE DE TRABAJADORES AL PROCESO D
E TRABAJO DE GRADO
X1= Revisar y
realizar
observaciones.
Entrada
Continuo
Tiempo
promedio de
revisar y realizar
observaciones.
Proceso
Bases
de datos
Personal No.
1
2
Horas
Semanales
19,5
12
X2=
Aprobación de
documentos.
Entrada
Discreto
Tiempo
promedio de
aprobación.
Proceso
Bases
de datos
Estudiantes que apoyan el proceso
3
4
5
16
20
15
X3= Notificar
aprobación.
Entrada
Discreto
Tiempo de
notificar
aprobación.
Proceso
6
15
X4= Radicar
aprobación en
DRIVE.
Entrada
Discreto
Tiempo de
Radicar
aprobación en
DRIVE,
Proceso
CONTINUACIÓN TABLA IV
TIEMPO DISPONIBLE DE TRABAJADORES AL PROCESO DE
Personal No.
TRABAJO DE GRADO
Horas
X5= Verificar
estado paz y
salvo.
Entrada
Discreto
Tiempo de
verificar estado
paz y salvo.
Proceso
1
Tutores 2
Semanales
27
27
X6= Emitir
documento de
Paz y salvo.
Entrada
Discreto
Tiempo de emitir
documento de
Paz y salvo.
Proceso
3
Coordinador 1
Auxiliares de prestamos 2
27
21,25
2,05
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
79
4)
Control estadístico del proceso
Con base en la información recolectada en los datos
históricos y en la toma de tiempos, se procedió a realizar el
análisis del proceso (ver Fig. 6) en el software Minitab. Cabe
resaltar que para la obtención de los datos, se promedió el
tiempo de las actividades 3 a la 6, siendo 29,96 minutos y se
sumó al tiempo de las actividades 1 y 2.
Fig. 6. Resumen estadístico del tiempo del proceso de trabajo de grado para la
emisión del paz y salvo de biblioteca N=196
Según la Fig. 6, se determinó que efectivamente la
distribución de los datos no sigue una distribución normal, ya
que el valor P es menor a 0,005. Del mismo modo, se calculó
que en promedio el proceso de entrega de paz y salvo tiene una
duración de 40,42 días, con una desviación estándar de 40,75
días. Por otro lado, con un nivel de confianza de un 95% se
evidencia que se otorgan en promedio paz y salvos entre 34,6 y
46,1 días.
Desde otro punto de vista, según el diagrama box plot el
tiempo mínimo para entregar un paz y salvo fue de 0,02 días y
que, por el contrario, de las 196 observaciones realizadas, el paz
y salvo que más tiempo se demoró en entregar tuvo una
duración 186,02 días, este dato es excepcional debido a que el
estudiante abandonó el proceso y solo hasta el año 2020 efectuó
los ajustes de las observaciones realizadas a su documento en el
año 2017, casos como el anterior se presentan constantemente
en los datos históricos del proceso.
Por otro lado, en el diagrama box plot, se identificó que las
muestras comprendidas entre 50% y el 75%, están más
dispersas que entre el 25% y el 50% de la muestra y se observó
la aparición de datos atípicos. Confirmando esta hipótesis, en el
histograma se evidenció que la distribución es asimétrica hacia
la derecha, es decir, que los datos pueden no estar distribuidos
normalmente.
De acuerdo con el análisis del rango, la desviación estándar
y la curtosis, se concluye que el proceso esta descentrado y
presenta variabilidad, es decir, no se puede ver la medida de
tendencia central aislada de la medida de variabilidad, por lo
que la capacidad del proceso es inferior a uno, produciendo
productos no conformes; tal y como se evidenciará en incisos
posteriores adelante.
Ya que los datos no siguen una distribución normal, se
procedió a identificar qué tipo de distribución siguen; utilizando
la prueba de bondad y ajuste en el software Minitab:
Como se observa en la Fig. 7, los datos no siguen ninguna
distribución, es decir que P-Value no es menor a 0,05 en
ninguna de las distribuciones. Como consecuencia, se procedió
a analizar la capacidad del proceso transformando la
distribución de este a una distribución binomial, con el fin de
obtener una lectura de los resultados más precisa.
Fig. 7. Prueba de bondad y ajuste en Minitab
De acuerdo con [12], “una distribución binomial es una
distribución de probabilidad discreta que describe el número de
éxitos al realizar n experimentos independientes entre sí, acerca
de una variable aleatoria”. Con base en lo anterior, se llevaron
los datos al programa Excel, en donde se generó una ecuación
condicional para convertir los datos en 0 y 1. La fórmula
aplicada hace referencia a que cualquier dato que se encuentre
por encima de 9 días, llevará el valor de 1 (error). Los demás
valores, tomarán el valor de 0 (éxito). De esta manera se
convirtieron los datos en un código binario necesario para
realizar el análisis de capacidad Binomial. Posteriormente, se
procedió a calcular los documentos aprobados y paz y salvos
emitidos mensuales desde el mes de septiembre 2019 hasta
marzo 2020; como sus respectivos productos defectuosos (ver
Tabla V).
TABLA V
FRECUENCIA DE DEFECTOS EN EL PROCESO
MES
DOCUMENTOS
APROBADOS Y PAZ Y
SALVOS EMITIDOS/ MES
DEFECTOS
SEP-19
11
9
OCT-19
20
17
NOV-19
55
40
DIC-19
20
19
ENE-20
29
24
FEB-20
48
40
MAR-20
13
13
TOTAL
196
162
Nota: Defectos encontrados en el proceso septiembre 2019 a marzo 2020
En ese sentido, para determinar si el proceso es estable y está
bajo control estadístico, en la Fig. 8, se procedió a evaluar la
Carta de Control P para monitorear visualmente el porcentaje
de productos defectuosos.
En la Fig. 8, se observan tendencias y patrones en los datos,
y se determinó que el 82,65% de los datos están fuera de
control. Estos datos son confirmados en el resumen estadístico
de los datos transformados a una distribución binomial
proporcionado por el software.
80
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
Fig. 8. Carta de Control P
De acuerdo con el resumen de los datos estadísticos de la Fig.
9, con un nivel de confianza de 95%, los límites de confianza
superior (Lower CI) e inferior (Upper CI) indican que el %
defectuoso del proceso se encuentra dentro del intervalo de
78,53% y 86,27%. Así mismo, se concluyó que el proceso
obtuvo un nivel sigma de -0,9405, determinando que no se
cumple con las especificaciones establecidas, es decir, que el
82,65% de los paz y salvos no son entregados en un intervalo
de 1 a 9 días. Lo que traduce a 826.531 errores en un millón de
oportunidades (DPMO). Un resultado bastante alejado de la
meta de 6 sigma, (3,4 defectos por millón de oportunidades).
Fig. 9. Resumen del análisis de capacidad del proceso
5)
Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto permitió la identificación de las causas
vitales de los defectos presentes en el proceso de revisión de
trabajo de grado, así mismo se identificaron los defectos más
relevantes con el propósito de establecer propuestas de mejora
que permitan alcanzar los objetivos del proyecto.
Para ello, se utilizó la base de datos históricos que la IES
brindó para la elaboración de este documento, en ella se
contabilizaron la cantidad de defectos encontrados en los
documentos de trabajos de grados que la biblioteca de la IES
recibió en octubre del 2019. La información se resume en la
tabla VI:
TABLA VI
FRECUENCIA DE DEFECTOS EN EL PROCESO
Defecto
Cantidad
Asignatura pendiente.
38
Confusión de normas
20
Pendiente de subir repositorio
18
No ha envidado correcciones.
14
Falta acta.
2
TOTAL
92
Nota: Defectos encontrados en el proceso en el mes de octubre del 2019.
De esta manera, se realizó el diagrama de Pareto, el cual
permitió identificar la cantidad de defectos que existen en el
proceso de trabajo de grado para la emisión del paz y salvo de
biblioteca en el periodo de octubre 2019.
Fig. 10. Diagrama de Pareto
En la Fig. 10, se determinó que los defectos que generan el
problema de retrasos en el proceso de estudio son: Los
estudiantes tienen pendiente de aprobación la asignatura de
proyecto de grado, confunden las normas bibliográficas de su
documento de trabajo de grado y tienen pendiente subir al
repositorio, dicho documento, los cuales representan el 82,6%
de las demoras en el proceso. Por ello, es preciso actuar sobre
estos defectos vitales porque tendrán una mejora significativa
en contraste con los demás defectos determinados, ya que
representan el 17,4% de los problemas presentados en el
proceso.
Se debe resaltar que las posibles causas de lo evidenciado se
atribuyen a las constantes confusiones en la aplicación de las
normas bibliográficas en el informe final del estudiante y, en
ese sentido, para realizar los ajustes del documento no hay
definidas restricciones que limiten el tiempo de ejecución de
esta actividad y cómo consecuencia, el inventario de
documentos por aprobar aumenta y con ello el tiempo de ciclo
del proceso.
C.
Etapa Analizar
1)
Diagrama causa y efecto
De acuerdo con los resultados obtenidos en la sección
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
81
anterior, se identificaron los diferentes problemas que ocurren
en el transcurso del proceso, por ello, es importante investigar
la causa principal de cada uno de los problemas encontrados en
el VSM . Para ello, se utilizó la herramienta de diagrama causa
y efecto, la cual permitió la identificación de las causas que se
le atribuyen a la deficiencia del proceso de revisión de trabajo
de grado esto mediante factores que interfieren en el sistema,
tales como la mano de obra, medio ambiente, método,
máquinas, medición y materia prima, la información.
De acuerdo con la Fig. 11, se observa que en la causa
medición, no hay estipulado un tiempo para que los estudiantes
realicen los ajustes de las observaciones del documento;
solamente sí el proceso está sujeto a la época en que el área de
registro académico abre las fechas para la solicitud de paz y
salvo. De lo contrario, el estudiante puede continuar con su
proceso en cualquier momento.
la confusión de la aplicación de las normas bibliográficas por
parte del estudiante, no hay un tiempo límite para entregar
correcciones del documento, existen muchos filtros para
revisión de trabajo de grado y no se garantiza la calidad del
servicio prestado por parte de los estudiantes que apoyan al
área.
2)
Análisis de valor Agregado
Conforme la percepción de las autoras [13], definen que el
valor agregado representa todas las actividades que son
necesarias dentro de un proceso para alcanzar un objetivo
deseado, estas actividades pueden ser simplificadas para ser
más eficientes y tomar menos tiempo o pasos en su ejecución.
Esta herramienta permite identificar gráficamente aquellas
actividades que no agregan valor y e implementar acciones de
mejora.
El resultado de la aplicación de este análisis fue plasmado en
la Tabla VII:
Fig. 11. Diagrama de Causa y Efecto
Otro aspecto importante para analizar es el personal, que
consta de 5 tutores responsables que revisan el trabajo realizado
por los 6 estudiantes quienes ayudan con la revisión de los
documentos. Mediante entrevistas con la coordinadora de
servicios especiales, se encontró que muchas veces existían
reprocesos porque el estudiante revisaba el documento y
retornaba al cliente el documento con correcciones y cuando
este retornaba ya corregido, el tutor revisaba el documento para
su aprobación, pero se encontraba con más errores de los
previstos anteriormente, por lo que se devolvían al cliente por
segunda vez, cabe resaltar que estos estudiantes que apoyan al
proceso no tiene una certificación por parte del área que acredite
la calidad del servicio prestado. Por otra parte, en el desarrollo
de este proyecto, sin previo aviso renunciaron dos funcionarios
del área, lo cual desequilibró el proceso por varias semanas y la
curva de aprendizaje de este aumento.
Del mismo modo, dado que los estudiantes no tienen claridad
de la norma a utilizar ocasiona que el documento este
retornando entre el tutor y el estudiante n veces, y como
consecuencia, haya excesos de inventarios en el proceso.
Similarmente, se evidenció la sobre carga laboral debido a
reprocesos en la revisión de documentos de trabajo de grado.
En conclusión, la ineficiencia en el proceso de revisión de
trabajo de grado para la emisión del paz y salvo está dado por:
TABLA VII
COMPOSICIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROCESO DE REVISIÓN DE TRABAJO DE
GRADO PARA EL EMISIÓN DEL PAZ Y SALVO DE BIBLIOTECA
Actividades
Total
Tiempo total (hrs)
11
Tiempo actividades (%)
161,47266
Tiempo de valor agregado (hrs)
100
Índice de valor agregado (%)
12,200246
TOTAL
8%
Nota: Defectos encontrados en el proceso en el mes de octubre del 2019.
En la Tabla VII, se calculó que de las 161,47266 horas que
aproximadamente tarda el proceso, solo 12,2 horas son el
tiempo de valor agregado, lo cual determina que el índice de
valor agregado es del 8%, esto quiere decir que el índice de que
no genera valor es de 92%, por tal razón se concluye que el que
el proceso no es efectivo. Cabe resaltar que este tiempo es alto,
respecto al ideal, porque como se ha mencionado en las etapas
anteriores, el estudiante no tiene límite de tiempo para ajustar
las correcciones realizadas por los tutores.
3)
Prueba de hipótesis
Siguiendo las etapas del modelo propuesto, se procedió a
realizar pruebas de hipótesis, entre ellas cuantitativas y
cualitativas, con el fin de observar y analizar el proceso en
diferentes escenarios y evidenciar cuál sería su respuesta a
estos.
De acuerdo con la definición establecida por Díaz [12], las
pruebas de hipótesis estadísticas son una aseveración o
conjetura relacionada a una o dos variables, es decir es un
procedimiento con el que el investigador busca tomar una
decisión sobre el valor de verdad de una hipótesis estadística.
Sin embargo, la veracidad de un escenario hipotético nunca es
conocido con certeza a menos que se evalué la población total,
por lo que la decisión se basa en la evidencia muestral.
Los resultados de la prueba de hipótesis realizada con el
82
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
estadístico T. En la Tabla VIII se resumen dichas hipótesis, las
cuales fueron realizadas con el estadístico T:
TABLA VIII
COMPOSICIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROCESO DE REVISIÓN DE TRABAJO
DE GRADO PARA LA EMISIÓN DEL PAZ Y SALVO DE BIBLIOTECA
HIPÓTESIS
DECISIÓN
Ho: μ trabajo de grado otorgados>
30 días
H1: μ trabajo de grado otorgados =
30 días
α= 0,05
Con un nivel de significancia del 5%, se
puede concluir que la media es 40,4 días, por
ello, no se rechaza Ho (P-Value= 0.001) . Del
mismo modo, con un nivel de confianza del
95% se determinó que en promedio se
otorgan paz y salvos de biblioteca entre 35,6
y 45,2 días. Por lo que se acepta Ho.
Ho: μ Correcciones = 15 días de
correcciones de documentos de
trabajo de grado.
H1: μ Correcciones >15 días de
correcciones de documentos de
trabajo de grado.
α= 0,05
Con un nivel 95% de nivel de confianza, se
determinó el tiempo promedio de
correcciones 37,4 días, por ello, se rechaza
Ho.
Nota: Se definen las siguientes abreviaturas μ P. Grado = Tiempo promedio
del proceso para proyecto de Grado. μ P. emprendimiento= Tiempo
promedio del proceso para proyecto de emprendimiento. μ C.O.G= Tiempo
promedio del proceso para curso de opción de grado. μ P. Institucional =
Tiempo promedio del proceso para la modalidad Pasantía institucional. μ P.
Comunitaria = Tiempo promedio del proceso para la modalidad Pasantía
comunitaria. μ P. Investigación = Tiempo promedio del proceso para la
modalidad pasantía de investigación. μ Especialización= Tiempo promedio
del proceso para especialización.
CONTINUACIÓN TABLA VIII
COMPOSICIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROCESO DE REVISIÓN DE TRABAJO
DE GRADO PARA LA EMISIÓN DEL PAZ Y SALVO DE BIBLIOTECA
HIPÓTESIS
DECISIÓN
Ho: μ Trimestre 2019 = μ
Triemestre 2020
H1: μ Triemestre 2019 ≠ μ
Triemestre 2020
α= 0,05
El tiempo del proceso promedio en el primer
trimestre del año 2019 (37 días) es menor
que el tiempo promedio del proceso en el
primer trimestre del año 2020 (49,7 días), en
otras palabras, se rechaza Ho.
Ho: μ P. Grado = μ P.
emprendimiento= μ C.O.G= μ P.
Institucional = μ P. Comunitaria =
μ P. Investigación = μ
Especialización
H1: Al menos una es diferente
α= 0,05
La modalidad de especialización, la
modalidad de curso por opción de grado y la
pasantía de emprendimiento. Y las
modalidades que más demoran son la opción
de pasantía de investigación, seguida de
trabajo de grado, continuando con la
pasantía institucional. Por lo que se rechaza
Ho.
Nota: Se definen las siguientes abreviaturas μ P. Grado = Tiempo promedio
del proceso para proyecto de Grado. μ P. emprendimiento= Tiempo
promedio del proceso para proyecto de emprendimiento. μ C.O.G= Tiempo
promedio del proceso para curso de opción de grado. μ P. Institucional =
Tiempo promedio del proceso para la modalidad Pasantía institucional. μ P.
Comunitaria = Tiempo promedio del proceso para la modalidad Pasantía
comunitaria. μ P. Investigación = Tiempo promedio del proceso para la
modalidad pasantía de investigación. μ Especialización= Tiempo promedio
del proceso para especialización.
En concreto, para dar como conclusión de la etapa analizar,
se determinó que no existe un control de tiempo para que los
estudiantes realicen correcciones al documento de trabajo de
grado, tardándose en esta acción aproximadamente 37 días y el
proceso completo de revisión de trabajo de grado para la
emisión de paz y salvo de biblioteca en promedio 40 días. Por
otro lado, a pesar de las acciones implementadas por la
biblioteca para el mejoramiento continuo del proceso, se
evidenció que estas no han tenido gran efecto, esto reflejándose
en el índice de valor agregado del 8%.
D.
Etapa Mejorar
1)
Estrategias de mejoramiento del proceso revisión de
documentos de trabajo de grado de la IES
Para la etapa de mejorar se utilizaron herramientas Lean con
el fin de brindar solución a las problemáticas evidenciadas; es
aquí en donde esos problemas convergen y se convierten en
propuestas de acción de mejora al proceso de revisión del
documento de trabajo de grado para la emisión del paz y salvo
de biblioteca de la IES.
A.
Definir límite de tiempo para las correcciones del
documento de trabajo de grado por parte de los
estudiantes. (Causa: no hay estipulado un tiempo para
que los estudiantes realicen los ajustes de las
observaciones del documento)
Se propone definir un plazo máximo para que los
estudiantes realicen las correcciones de su documento. Este
tiempo límite, se sugiere de 15 días, basándose en el análisis
estadístico de los tiempos de correcciones de documento de
trabajo de grado establecido por la facultad cuando el
documento del estudiante está siendo revisado por el evaluador
asignado.
B.
Curso de aplicación de normas bibliográficas. (Causa:
no hay estandarización)
Se propuso implementar un curso de certificación de
aplicación de normas bibliográficas en materias en donde se
establezcan las bases para realizar el anteproyecto de grado, en
el caso de Ingeniería Industrial, en la materia denominada
“Seminario de Ingeniería Industrial” de semestre IX. Este curso
se enfocará en las normas bibliográficas establecidas por la
universidad (ICONTEC, IEEE y APA) y deberá de tener un
porcentaje de la calificación de Trabajos y tareas, el cual
equivale al 10% de la calificación total de la materia. Y cuando
el estudiante acceda al proceso de revisión de trabajo de grado
para la emisión del paz y salvo de la biblioteca, este curso sea
un requisito exigido por el personal de la unidad biblioteca de
la IES para el inicio del proceso.
C.
Estandarizar la actividad de revisión del documento de
trabajo de grado. (Causa: no hay estandarización)
Estandarizar la revisión del documento de trabajo de grado y
así mismo evitar que a medida que el documento pase a la
siguiente etapa, este pase con errores en la presentación de este.
Por lo cual se estableció una lista de chequeo para estandarizar
la revisión del documento de trabajo de grado y así mismo
evitar que a medida que el documento pase a la siguiente etapa
con errores en la presentación de este. Esta lista de chequeo será
implementada en las tres etapas de revisión.
D.
Extensión del programa de capacitaciones nocturnas
(Causa: Personal estudiantil no capacitado en normas
bibliográficas y no hay estandarización)
Flexibilizar los horarios de capacitación presencial para
estudiantes nocturnos o cualquier estudiante que no pueda
asistir a estas capacitaciones. Revisar los horarios establecidos
para capacitaciones de trabajo de grado. Posteriormente,
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
83
realizar un sondeo de los estudiantes que necesitan
capacitaciones de trabajo de grado y no pueden asistir a las
capacitaciones diurnas, con el fin de contabilizarlos. Y
finalmente, definir horarios de capacitaciones nocturnas.
E.
Programa de capacitaciones de normas bibliográficas
de la Biblioteca de la IES. (Causa: no hay
estandarización)
Establecer un programa de capacitaciones de las normas
bibliográficas por secciones, con el fin de profundizar en los
temas y brindar asesoría a las inquietudes de los estudiantes
frente a la aplicación de dichas normas. Las capacitaciones se
seccionarán de acuerdo con las normas bibliográficas
establecidas por la universidad. El contenido de las
capacitaciones estará a cargo de los funcionarios de la
biblioteca de la IES.
F.
Garantizar la calidad del servicio prestado por la
biblioteca de la IES (Causa: Personal estudiantil no
capacitado en normas bibliográficas y poca experiencia
del personal estudiantil)
Garantizar la calidad del servicio de las revisiones del
documento de trabajo de grado, mediante capacitaciones
obligatorias a los estudiantes que apoyan el proceso. Por tanto,
se propone establecer capacitaciones obligatorias y evaluativas
a los estudiantes que brindan el apoyo al área servicios
especiales de la biblioteca.
G.
Publicidad del proceso de revisión del trabajo de grado
en diferentes puntos estratégicos de la universidad.
(Causa: no hay estandarización)
Se crearon piezas gráficas sobre el proceso revisión de
trabajos de grado, y se propone establecerlas en los diferentes
puntos estratégicos de la universidad, con el fin de dar a conocer
el proceso a la comunidad universitaria próxima a graduarse y
así mismo brindar los servicios especiales de la biblioteca,
frente a la elaboración del documento de trabajo de grado a los
estudiantes desde el inicio de este y así evitar posibles errores
en el documento.
H.
Mejora en la base de datos de registro de estudiantes del
proceso de revisión de trabajo de grado para la emisión
del paz y salvo de la biblioteca. (Causa: no hay
estandarización)
Estandarizar la base de datos del proceso revisión de trabajo
de grado con el fin de proporcionar calidad en los datos
registrados. Esta base de datos se desarrolló en Google Sheets
y fue parametrizada con el lenguaje de programación Google
Apps Script.
A partir de las propuestas planteadas, se busca optimizar el
rendimiento del proceso en términos de tiempo, aplicación de
normas por parte de los estudiantes y garantizar el servicio
prestado. De esta manera, se proyecta que la biblioteca logra
implementar las acciones, el tiempo de ciclo del proceso
disminuiría hasta en un 54%, además se aumentaría la rotación
de documentos en espera de aprobación, es decir que, el
inventario del proceso disminuiría y más importante, se
reducirían los reproceso de ajustes de correcciones en un 40%,
en ese orden de ideas, se presume de las 38 solicitudes de
revisión de trabajo de grado que llegan al proceso
semanalmente, pasarían en la primera revisión 15 documentos,
y el restante pasaría a realizar ajustes en el documento de los
cuales el 93% pasaría correctamente la segunda revisión.
E. Etapa Controlar
En esta etapa se establecieron un sistema de indicadores que
permitirán a los líderes del proceso evaluar el desempeño de
este través del tiempo. En la Tabla IX. se exponen las métricas
de las propuestas establecidas
TABLA IX
INDICADORES PROPUESTOS
Indicador
Objetivo
Métrica
Entregas efectivas
de correcciones de
trabajo de grado.
Llevar control de
las entregas
efectivas de
correcciones de
trabajo de grado.
𝐸𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛
𝑑𝑒 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎𝑠 𝑏𝑖𝑏𝑙𝑖𝑜𝑔𝑟á𝑓𝑖𝑐𝑎𝑠
����� �����������
x100
�� �������
Estudiantes con
certificación del
curso de aplicación
a normas
bibliográficas
Llevar control los
estudiantes con
certificación del
curso de aplicación
a normas
bibliográficas
������������ �� ��
����������
������ ��� ������
�����������
x1
����� ���������� ���
������������
Porcentaje de
citaciones
aplicadas
correctamente por
documento.
Llevar control de
citaciones
aplicadas
correctamente por
documento.
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑖𝑡𝑎𝑠
���������
�������������
����� ����� �� ��
���������
∗ 100
Porcentaje de
referencias
aplicadas
correctamente por
documento.
Llevar control de
referencias
aplicadas
correctamente por
documento.
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑅𝑒𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠
���������
�������������
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑟𝑒𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑒𝑛
∗ 100
�� ���������
Utilización de
normas APA.
Llevar control de la
utilización de la
norma APA en los
documentos de
trabajo de grado de
los estudiantes de
la universidad.
����������
���������
𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎 𝐴𝑝𝑎
∗ 100
����� ����������
���������
𝑒𝑛 𝑒𝑙 ú𝑙𝑡𝑖𝑚𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒
Utilización de
normas
ICONTEC.
Llevar control de la
utilización de la
norma ICONTEC
en los documentos
de trabajo de grado
de los estudiantes
de la universidad.
����������
���������
𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎 𝐼𝐶𝑂𝑁𝑇𝐸𝐶
∗ 100
����� ����������
���������
𝑒𝑛 𝑒𝑙 ú𝑙𝑡𝑖𝑚𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒
Utilización de
normas IEEE.
Llevar control de la
utilización de la
norma IEEE en los
documentos de
trabajo de grado de
los estudiantes de
la universidad.
����������
���������
𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎 𝐼𝐸𝐸𝐸
∗ 100
����� ����������
���������
𝑒𝑛 𝑒𝑙 ú𝑙𝑡𝑖𝑚𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒
Porcentaje de
documentos
revisados
efectivamente por
estudiantes que
apoyan el proceso.
Llevar control de
las revisiones
efectivas de cada
estudiante que
apoyan al proceso.
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒
����������
𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒
∗100
�����
����������
���������
Nota: indicadores propuestos para asegurar su continuidad en el tiempo y
efectividad del proceso.
84
Scientia et Technica Año XXVIII, Vol. 28, No. 02, abril-junio de 2023. Universidad Tecnológica de Pereira
CONTINUACIÓN TABLA IX
INDICADORES PROPUESTOS
Código de alerta
Indicador
Meta
ROJO
AMARILLO
VERDE
Entregas efectivas
de correcciones de
trabajo de grado.
100%
≤ 70%
(70% < % Entregas
efectivas de
correcciones de
trabajo de grado <
80%)
≥ 80%
Estudiantes con
certificación del
curso de aplicación
a normas
bibliográficas
100%
≤
100%
-
100%
Porcentaje de
citaciones
aplicadas
correctamente por
documento.
100%
≤ 70%
70% < % citaciones
aplicadas
correctamente por
documento < 85%
≥ 85%
Porcentaje de
referencias
aplicadas
correctamente por
documento.
100%
≤ 70%
70% < %
Referencias
aplicadas
correctamente por
documento < 85%
≥ 85%
Porcentaje de
documentos
revisados
efectivamente por
estudiante que
apoyan al proceso.
100%
(≥
70%).
(70% < %
Porcentaje de
documentos
revisados
efectivamente por
estudiante que
apoyan al proceso.
< 80%)
(≥
80%).
Nota: indicadores propuestos para asegurar su continuidad en el tiempo y
efectividad del proceso.
Los resultados mostraron que la aplicación de la metodología
Lean Six Sigma enfocada para instituciones de educación
superior, contribuye a estudiantes, personal administrativo y
docentes.
Así mismo se confirma lo mencionado por las autoras [14],
quienes manifiestan que la utilización de la metodología Lean
Six Sigma en las IES, permite clasificar las causas principales
de los errores de un proceso para encontrar en gran medida al
mejoramiento continuo de estas, siempre y cuando haya
compromiso de parte de los las mejores soluciones y así evitar
su reaparición; con la ayuda de medidas preventivas de control
es posible mantener los procesos de la organización, conformes
y en constantes.
En ese mismo orden de ideas, [3] atribuyen que se debe incluir
tanto proveedores del servicio, para este caso los funcionarios
de la biblioteca de la IES, como los usuarios de este, para que
haya sinergia y se puedan identificar con mayor facilidad las
oportunidades de mejora según la percepción de ambas partes
del proceso.
Por último, se debe destacar que, para asegurar la efectividad
de los procesos y el mejoramiento continuo de la IES, es
necesario dejar establecida una metodología de calidad con una
estrategia como DMAIC aplicada en este proyecto, que brinda
una organización sistemática de los proyectos de mejoramiento
al interior de una institución [15].
IV.
CONCLUSIONES
Debido al desafío que hoy enfrentan las IES por el
mejoramiento continuo de sus procesos y de acuerdo con los
resultados evidenciados dentro del diagnóstico del proceso de
revisión de trabajos de grado para la emisión del paz y salvos
de la IES, se determinó la necesidad establecer tiempos límites
para correcciones y ajustes de estos documentos por parte de
los estudiantes, garantizar la calidad del servicio prestado
mediante las capacitaciones obligatorias al personal que apoya
el proceso, estandarizar el proceso de revisión, rediseñar las
capacitaciones brindadas y establecer piezas graficas que
otorguen reconocimiento al proceso por parte de la comunidad
universitaria.
Los aportes más importantes del proyecto son: se estableció
un plan de mejoramiento alineado a la metodología Lean Six
Sigma para IES, en este se presume que, en el estado futuro del
proceso al restringir las entradas al proceso, este tendría un
tiempo de ciclo de 18,05 días, es decir, que se reduciría hasta
en un 54%, aumentando el índice IVA a un 17%. Por otro lado,
al garantizar la correcta aplicación de las normas en el
documento final, el indicador First Pass Yield, se pronosticaría
aumentaría un 40%.
La metodología Six Sigma es una estrategia que se debe
implementar a mediano y largo plazo, por lo cual se requiere
que la IES capacite e instruya a sus colaboradores y usuarios,
con el fin de mantener la calidad y el desempeño de sus
procesos a lo largo del tiempo.
Se resalta que en el desarrollo de esta investigación se
presentaron limitaciones tales como la rotación del personal sin
previo aviso, lo que ocasionó un caos en el área, ya que no
estaban preparados para situación. Por ello, se dificultó la
entrega oportuna de la información relevante del proceso.
También, la utilización de estudiantes para la revisión de
trabajos de grado conlleva a que los funcionarios de la
biblioteca se encuentren en un constante desgaste con estos
estudiantes, ya que por sus obligaciones académicas muchas
veces no cumplen con sus responsabilidades en el proceso.
Además, se evidenció la complejidad de tener un contacto
directo con estos estudiantes, puesto a que no tenían
información oportuna de estos.
Es pertinente mencionar que se realizó la socialización del
proyecto con los diferentes líderes del proceso, quienes
otorgaron la aprobación de las propuestas, pero sugirieron que
la propuesta de “Definir límite de tiempo para las correcciones
del documento de trabajo de grado por parte de los estudiantes”,
es difícil de implementar en el futuro porque el área no tiene el
dominio ni la responsabilidad para estipular un tiempo límite al
estudiante y cancelar el proceso si este no cumple, no obstante,
el principio de la metodología Lean Six Sigma es trabajar sobre
las características críticas de la calidad y para este proyecto uno
de ellos, fue el tiempo de correcciones, por ello, se decide dejar
planteada esta propuesta.
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2016.
María Alejandra Rodríguez Mera.
Candidata a Magister en Ingeniería con
énfasis en Ingeniería Industrial. Con
experiencia en Gestión del Talento Humano,
Gestión de Calidad, Mejora continua y
Servicios Públicos.
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-7928-4082
David Guerrero Moreno MBA, Ingeniero
Industrial, especialista en Ingeniería de
Operaciones con 12 años de experiencia en
Gestión de Procesos y Operaciones,
Gestión de Calidad, Optimización, Mejora
Continua, Análisis Estadístico y Planeación
Estratégica en las industrias de Petróleo &
Gas, Educación, Alimentos, Salud y Automotriz. Certificación
Black Belt en Six Sigma, Auditor con experiencia en ISO
9001:2015 y Buenas Prácticas de Laboratorio ISO 17025:2017.
Bilingüe inglés-español.
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5004-6881
Juan Camilo García Jiménez. Estudiante de
Doctorado en Proyectos, Magister en Ingeniería
de la Gestión, e Ingeniero Electrónico.
Actualmente sus intereses de investigación
tienen un enfoque a la aplicación de modelos
científicos con herramientas de ingeniería para el
desarrollo de empresas y teoría organizacional.
ORCID: https://orcid.org/0000-0003-2946-3570
Claudia Cecilia Peña Montoya. Doctora en
Ingeniería, Magister en Administración,
Especialista en Logística, Ingeniera
Industrial. Sus intereses de investigación son
la logística inversa, cadenas de suministro
sostenible, gestión de operaciones,
sostenibilidad, mejora continua, lean management. Es
investigadora y docente de programas de pregrado y posgrado.
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5167-5145